Leistungsnachweise, Verträge und Lieferscheine können E-Rechnungen ergänzen, dürfen aber strukturierte Pflichtangaben nicht ersetzen. Der Praxisleitfaden zeigt, wie KMU in Österreich und Deutschland XML und Beilagen prüfbar verbinden.
Eine versendete Mahnung ist noch kein eindeutiger Zugangsnachweis. So dokumentieren KMU Inhalt, Versand, Zustellstatus, Rückfragen und nächste Schritte belastbar.
Rechnungen brauchen im Archiv klare Fristen, Suchbarkeit und Löschfreigaben. So vermeiden KMU Beleglücken und unnötige Datenhalden.
Wenn Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung auseinanderlaufen, entstehen Rückfragen. Diese Checkliste hilft KMU, Belegketten sauber zu halten.