KI-Hinweis auf Rechnungen: Was Artikel 50 verlangt

Nein, eine mit KI vorbereitete Rechnung, Mahnung oder Kundenmail braucht nicht automatisch einen sichtbaren KI-Hinweis. Seit dem 2. August 2026 gelten zwar die Transparenzpflichten aus Artikel 50 des EU AI Act. Sie erfassen aber bestimmte Situationen: direkte Interaktionen mit einem KI-System, maschinenlesbare Markierungen durch Anbieter generativer Systeme, Deepfakes sowie bestimmte ungeprüfte Veröffentlichungen zu Themen von öffentlichem Interesse. Ein normaler B2B-Beleg oder eine fachlich geprüfte Mahnung fällt nicht allein deshalb unter eine Kennzeichnungspflicht, weil KI beim Formulieren geholfen hat.

Für KMU ist die entscheidende Aufgabe deshalb keine pauschale Fußzeile auf jedem Dokument. Unternehmen müssen zuerst klären, welche Rolle sie einnehmen, ob die KI direkt mit einer natürlichen Person kommuniziert und welche Art von Inhalt ausgegeben wird. Dieser Beitrag ordnet die seit dem Stichtag geltenden Regeln für Rechnungs- und Dokumentenworkflows ein. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

Was am 2. August 2026 tatsächlich begonnen hat

Der EU AI Act, Verordnung (EU) 2024/1689, ist grundsätzlich seit dem 2. August 2026 anwendbar. Für Rechnungsworkflows besonders relevant ist Artikel 50 mit Transparenzpflichten für bestimmte KI-Systeme und Inhalte. Die Europäische Kommission hat dazu im Juli 2026 ausführliche Leitlinien und FAQ veröffentlicht.

Wenige Tage vor dem Stichtag ist außerdem die Verordnung (EU) 2026/1744, der Digital Omnibus zur KI-Regulierung, in Kraft getreten. Sie verschiebt wesentliche Hochrisiko-Pflichten, hebt den allgemeinen Stichtag für Artikel 50 aber nicht auf. Regeln für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III sollen nun ab 2. Dezember 2027 gelten, Regeln für bestimmte produktbezogene Hochrisiko-Systeme ab 2. August 2028.

Diese Trennung ist wichtig: Transparenzpflichten gelten jetzt, während ein großer Teil der Hochrisiko-Anforderungen später beginnt. Datenschutz, Vertragsrecht, Buchführungspflichten und Sicherheitsanforderungen laufen unabhängig davon weiter.

Die vier Transparenzfälle im Überblick

Fall	Verantwortliche Rolle	Praktische Pflicht	Typischer Bezug zum Rechnungsprozess
Direkte KI-Interaktion	Anbieter des Systems	Natürliche Personen ab der ersten Interaktion klar informieren, sofern die KI-Nutzung nicht offensichtlich ist	KI-Chat im Kundenportal beantwortet Fragen zu Rechnung, Zahlung oder Mahnung
Generierte Inhalte	Anbieter des generativen Systems	Ausgaben grundsätzlich maschinenlesbar als KI-generiert oder manipuliert erkennbar machen	Textgenerator erstellt längere Texte oder Bilder; begrenzte Ausnahmen sind möglich
Emotionserkennung oder biometrische Kategorisierung	Betreiber des Systems	Betroffene Personen über den Einsatz informieren	Für normale Rechnungsbearbeitung regelmäßig nicht erforderlich und fachlich kaum begründbar
Deepfakes oder bestimmte Texte von öffentlichem Interesse	Betreiber des Systems	Inhalte klar und wahrnehmbar kennzeichnen; für Texte bestehen Ausnahmen bei substanzieller menschlicher Prüfung und redaktioneller Verantwortung	Öffentliche Publikation, nicht der gewöhnliche Versand eines Belegs an einen Geschäftspartner

Die FAQ der Europäischen Kommission zu Artikel 50 betonen, dass Hintergrundverarbeitung ohne direkten Kontakt zu Menschen nicht unter die Pflicht für direkte KI-Interaktionen fällt. Das ist für automatische Belegerkennung, Dokumentenklassifikation oder interne Vorschläge zentral: Die bloße Nutzung von KI im Hintergrund erzeugt noch keinen Chatbot-Hinweis gegenüber dem Rechnungsempfänger.

Braucht eine KI-erstellte Rechnung einen Hinweis?

Bei einer gewöhnlichen Rechnung lautet die Antwort in der Regel nein. Eine Rechnung dokumentiert einen Geschäftsvorgang und enthält strukturierte Pflichtangaben, Positionen, Beträge und Zahlungsinformationen. Wird ein Beschreibungstext mit KI vorbereitet, kommuniziert der Empfänger dadurch nicht direkt mit dem KI-System. Der Beleg ist außerdem typischerweise keine Veröffentlichung, die die Allgemeinheit über eine Frage von öffentlichem Interesse informiert.

Das bedeutet nicht, dass der Einsatz ohne Kontrolle bleiben darf. Das Unternehmen trägt weiterhin die Verantwortung für richtige Rechnungsdaten. Leistungsbeschreibung, Steuersatz, Betrag, Empfänger, Fälligkeit und Bankverbindung müssen aus verlässlichen Geschäftsdaten stammen. Eine KI-Herkunftsangabe würde einen falschen Betrag weder berichtigen noch entschuldigen.

Ein sinnvoller Prozess trennt daher strukturelle Daten und Freitext. In der Rechnungserstellung und -verwaltung von Claribill werden Belegstatus, Positionen, Zahlungen und Änderungen nachvollziehbar geführt. Soll ein KI-Dienst ergänzend Formulierungen vorschlagen, sollte er diese Daten nicht selbst erfinden oder überschreiben dürfen.

Was gilt für Mahnungen und Kundenmails?

Auch eine individuell versandte Mahnung oder Kundenmail ist normalerweise keine öffentliche Publikation im Sinn von Artikel 50 Absatz 4. Ein KI-Entwurf muss deshalb nicht pauschal mit „KI-generiert“ gekennzeichnet werden. Entscheidend bleibt, dass eine verantwortliche Person Inhalt und Forderungsstand fachlich prüft.

Substanzielle menschliche Prüfung ist mehr als Rechtschreibkontrolle. Die Kommissions-FAQ verlangen für die Ausnahme bei veröffentlichten Texten eine bewusste inhaltliche Prüfung durch fachkundige Personen. Diese müssen die Befugnis haben, Aussagen zu ändern oder abzulehnen. Für Mahnungen heißt das praktisch: offener Betrag, Teilzahlungen, Fälligkeit, neue Frist, Mahnstufe, Gebühren und Bankverbindung werden einzeln kontrolliert.

Der Claribill-Leitfaden KI formuliert die Mahnung: Wer prüft Betrag, Frist und Ton? zeigt dafür einen klaren Ablauf. Nach der Freigabe kann der E-Mail-Versand mit Statusverfolgung den tatsächlichen Versand dokumentieren. Ein KI-Hinweis ersetzt weder diese Prüfung noch den Zustellstatus.

Wann ein KI-Chat im Kundenportal offengelegt werden muss

Anders ist die Lage, wenn ein KI-Assistent direkt Fragen von natürlichen Personen beantwortet. Die Kommission nennt vier kumulative Kriterien: Es muss sich um ein KI-System handeln, es muss einen echten zweiseitigen Austausch ermöglichen, die KI muss selbst direkt kommunizieren und die Interaktion muss mit natürlichen Personen stattfinden. Das gilt auch dann, wenn die Person beruflich für ein anderes Unternehmen handelt.

Ein Kundenportal, in dem ein Assistent selbstständig erklärt, warum eine Rechnung offen ist oder wie eine Zahlung zugeordnet wurde, braucht daher grundsätzlich einen klaren Hinweis ab Beginn der ersten Interaktion. Ein sachlicher Satz wie „Sie kommunizieren mit einem KI-Assistenten“ genügt eher als eine versteckte Information in langen Nutzungsbedingungen. Der Hinweis muss unterscheidbar und zugänglich sein.

Ein festes Kontaktformular, eine Suchfunktion oder eine automatische Eingangsbestätigung ist nicht automatisch eine solche direkte KI-Interaktion. Ebenso fällt eine KI, die im Hintergrund Dokumente sortiert und das Ergebnis einer menschlichen Bearbeitung vorlegt, nach den Leitlinien nicht unter diese konkrete Informationspflicht. Für sichere Assistenten bleibt unabhängig davon eine begrenzte Rechtevergabe wichtig, wie der Beitrag Lesen, vorschlagen, ausführen: So begrenzen KMU die Rechte von KI-Assistenten erläutert.

Wer muss maschinenlesbare Markierungen umsetzen?

Artikel 50 Absatz 2 richtet die technische Markierungs- und Erkennungspflicht grundsätzlich an Anbieter generativer KI-Systeme. Das ist häufig der Hersteller oder Betreiber, der das System unter eigenem Namen auf den Markt bringt, nicht das KMU, das einen externen Dienst verwendet. Die Ausgaben sollen maschinenlesbar als künstlich erzeugt oder manipuliert erkennbar sein.

Die aktuellen Kommissionsleitlinien zu den Transparenzpflichten beschreiben Ausnahmen, etwa für Standardbearbeitung sowie unter engen Voraussetzungen für bestimmte B2B- oder industrielle Kontexte. Diese Ausnahme ist kein allgemeiner Freibrief für jedes Geschäftsdokument. Ein KMU sollte im Anbieter- und Vertragscheck festhalten, ob der Dienst unter Artikel 50 fällt und wie er technische Markierungen umsetzt.

Für Systeme, die bereits vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren, gibt es nur für diese technische Markierungspflicht eine Übergangsfrist bis 2. Dezember 2026. Andere Transparenzpflichten beginnen grundsätzlich bereits am 2. August. Vor dem Stichtag erstellte Inhalte müssen laut Kommissions-FAQ nicht rückwirkend gekennzeichnet werden.

Ist KI im Rechnungsworkflow automatisch Hochrisiko-KI?

Nein. Eine KI wird nicht allein deshalb zum Hochrisiko-System, weil sie Rechnungen verarbeitet, Beträge erkennt oder Mahnungstexte vorbereitet. Die Einstufung hängt vom vorgesehenen Zweck und Einsatzkontext ab. Klassifikation, Datenextraktion und interne Formulierungshilfe gehören nicht automatisch zu den Hochrisikofällen des Anhangs III.

Die Bewertung kann sich ändern, wenn dasselbe System etwa die Kreditwürdigkeit natürlicher Personen bewertet, Personalentscheidungen unterstützt oder in anderen sensiblen Bereichen eingesetzt wird. Deshalb sollte das Verzeichnis nicht nur den Produktnamen nennen, sondern den konkreten Zweck. „Sprachmodell für Buchhaltung“ ist zu ungenau; „Entwurf einer Zahlungserinnerung aus freigegebenen Feldern, ohne Versandrecht“ lässt sich wesentlich besser beurteilen.

Die aktuelle Umsetzungsübersicht der Europäischen Kommission trennt die Termine klar: Transparenzregeln gelten ab 2. August 2026, Hochrisiko-Regeln nach Anhang III ab 2. Dezember 2027 und produktbezogene Hochrisiko-Regeln ab 2. August 2028. Die bereits geltende Pflicht, Maßnahmen zur Entwicklung von KI-Kompetenz zu unterstützen, bleibt ein eigener Baustein.

Zwei Praxisbeispiele für österreichische und deutsche KMU

Beispiel 1: Österreichischer Installationsbetrieb prüft KI-Mahnungen

Ein Installationsbetrieb lässt aus offenen Rechnungsdaten einen Mahnungsentwurf erstellen. Eine Mitarbeiterin vergleicht Empfänger, Rechnungsnummer, Restbetrag, Fälligkeit und Bankverbindung mit dem Beleg und den verbuchten Zahlungen. Sie ändert eine unpassende Formulierung und gibt den Versand frei. Die Mail geht ausschließlich an den betroffenen Geschäftskunden.

Für diesen Ablauf besteht regelmäßig keine pauschale sichtbare Kennzeichnungspflicht nach Artikel 50 Absatz 4: Der Text wird nicht zur Information der Öffentlichkeit über ein Thema von öffentlichem Interesse publiziert und er wurde substanziell geprüft. Der Betrieb sollte den KI-Einsatz intern trotzdem dokumentieren, weil Verantwortung, Datenschutz und Qualitätskontrolle dadurch nicht entfallen.

Beispiel 2: Deutscher Großhändler nutzt einen KI-Assistenten im Portal

Ein Großhändler bietet Geschäftskunden einen Assistenten, der in natürlicher Sprache Fragen zu Zahlungsstatus, Rechnungsduplikaten und Kontaktdaten beantwortet. Der Assistent kommuniziert ohne menschlichen Zwischenschritt mit den Beschäftigten der Kunden. Hier greift grundsätzlich die Transparenzpflicht für direkte KI-Interaktionen, obwohl es sich um einen B2B-Kontext handelt.

Der Hinweis erscheint deshalb zu Beginn des Chats. Zusätzlich begrenzt der Großhändler den Datenzugriff: Der Assistent darf Informationen anzeigen und Rückfragen vorbereiten, aber keine Bankdaten ändern, Gutschriften ausstellen oder Zahlungen auslösen. Die Kennzeichnung und die Rechtebegrenzung erfüllen unterschiedliche Zwecke und müssen beide umgesetzt werden.

Umsetzung in acht Schritten

KI-Einsätze erfassen: Listen Sie Assistenten, Textgeneratoren, Dokumentenerkennung und informell genutzte Dienste auf.
Rolle bestimmen: Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen Anbieter, Betreiber oder nur Auftraggeber eines Dienstes ist.
Direkten Kontakt prüfen: Kennzeichnen Sie Systeme, die selbst mit natürlichen Personen kommunizieren.
Inhaltsart trennen: Unterscheiden Sie Belege, Einzelmails, öffentliche Texte, Bilder, Audio und Video.
Menschliche Prüfung definieren: Legen Sie konkrete Prüffelder, Fachwissen und Freigaberechte fest.
Anbieterunterlagen anfordern: Dokumentieren Sie technische Markierungen, Übergangsfristen und vertragliche Rollen.
Hinweise testen: Prüfen Sie Sichtbarkeit, Zeitpunkt und Barrierefreiheit beim ersten Kontakt.
Änderungen überwachen: Bewerten Sie neue Funktionen, Einsatzzwecke und Modellwechsel erneut.

Häufige Fehlannahmen

„Jeder KI-Text braucht ein Label“: Artikel 50 unterscheidet Rollen, Inhaltsarten, Veröffentlichungszweck und Ausnahmen.
„B2B ist vollständig ausgenommen“: Auch Beschäftigte eines Geschäftskunden sind natürliche Personen; direkte KI-Interaktionen können erfasst sein.
„Ein Mensch hat kurz drübergesehen“: Eine oberflächliche formale Prüfung genügt für die Ausnahme bei öffentlichen Texten nicht.
„Der Anbieter kümmert sich um alles“: Technische Markierung und sichtbare Offenlegung können unterschiedlichen Rollen zugeordnet sein.
„Hochrisiko ist verschoben, also gilt noch nichts“: Artikel 50 gilt seit dem 2. August 2026; Datenschutz und andere Pflichten galten ohnehin weiter.

Kurze Antworten auf häufige Fragen

Muss auf einer Rechnung „mit KI erstellt“ stehen?

Regelmäßig nein. Eine gewöhnliche Rechnung an einen Kunden ist weder eine direkte Interaktion mit dem KI-System noch typischerweise eine Veröffentlichung zu einem Thema von öffentlichem Interesse. Die fachliche Verantwortung für alle Angaben bleibt beim Aussteller.

Braucht eine KI-formulierte Mahnung einen Hinweis?

Eine individuell versandte, substanziell geprüfte Mahnung benötigt nach Artikel 50 normalerweise keinen pauschalen KI-Hinweis. Andere Informations-, Datenschutz- oder Dokumentationspflichten können dennoch relevant sein.

Muss ein Kunden-Chatbot gekennzeichnet werden?

Grundsätzlich ja, wenn das System selbst einen echten zweiseitigen Austausch mit natürlichen Personen führt und die KI-Natur nicht ohnehin offensichtlich ist. Der Hinweis muss spätestens zu Beginn der ersten Interaktion erscheinen.

Gelten in Österreich und Deutschland unterschiedliche Termine?

Nein. Die genannten Termine folgen unmittelbar aus dem EU-Recht und gelten in beiden Ländern. Unterschiede können bei nationalen Zuständigkeiten und Vollzugsverfahren entstehen, nicht bei der grundlegenden Anwendbarkeit von Artikel 50.

Fazit: Erst den Anwendungsfall prüfen, dann kennzeichnen

Der Stichtag schafft keine allgemeine Etikettenpflicht für Rechnungen und Mahnungen. KMU sollten stattdessen vier Fragen beantworten: Kommuniziert die KI direkt mit Menschen? Wird Inhalt öffentlich verbreitet? Handelt es sich um Deepfake- oder Public-Interest-Inhalt? Wer ist Anbieter und wer Betreiber?

Die wichtigsten Maßnahmen sind eine klare Rollenliste, substanzielle menschliche Prüfung und ein sichtbarer Hinweis bei direkten KI-Interaktionen. So erfüllt Transparenz ihren Zweck, ohne Geschäftsdokumente mit rechtlich unzutreffenden Standardhinweisen zu überladen.

KI-Hinweis auf Rechnung und Mahnung: Was seit 2. August 2026 gilt