E-Rechnung ab 2027: 800.000-Euro-Grenze für KMU

Ab 1. Januar 2027 entscheidet in Deutschland bei vielen inländischen B2B-Umsätzen der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026: Lag er bei höchstens 800.000 Euro, darf das Unternehmen die Übergangsregel noch bis Ende 2027 nutzen und weiterhin Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein einfaches PDF senden. Lag der maßgebliche Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, muss es für die betroffenen Umsätze regelmäßig eine strukturierte E-Rechnung ausstellen. Spätestens ab 2028 endet diese umsatzabhängige Übergangsoption.

Die Schwelle wird in der Praxis leicht falsch verstanden. Sie bezieht sich nicht auf den Rechnungsbetrag, nicht auf den Umsatz des Kunden und nicht ohne Weiteres auf die Erlöszeile im Jahresabschluss. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 Umsatzsteuergesetz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr. Dieser Beitrag ordnet die Regel für KMU ein, trennt Versand und Empfang und zeigt einen konkreten Umstellungsplan. Er ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls durch Steuerberatung oder Finanzverwaltung.

Die E-Rechnungs-Zeitachse von 2025 bis 2028

Seit 2025 gilt in Deutschland ein einfaches PDF nicht mehr als E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Bundesfinanzministerium nennt insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen als übliche Beispiele. Papier und unstrukturierte PDF-Dateien heißen seitdem „sonstige Rechnungen“.

Zeitraum	Ausstellung bei inländischen B2B-Umsätzen	Wichtige Bedingung
2025 und 2026	Alle Aussteller dürfen noch sonstige Rechnungen nutzen	PDF und andere elektronische Formate benötigen die Zustimmung des Empfängers
2027, Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro	Papier oder mit Zustimmung einfaches PDF bleiben möglich	Maßgeblich ist der Gesamtumsatz 2026 des Ausstellers
2027, Vorjahresumsatz über 800.000 Euro	Regelmäßig strukturierte E-Rechnung erforderlich	Nur wenn der konkrete Umsatz überhaupt in den sachlichen Anwendungsbereich fällt
2027, bestimmtes EDI-Verfahren	Gesonderte Übergangsregel kann weiter gelten	Zustimmung des Empfängers und gesetzliche Voraussetzungen prüfen
Ab 2028	Übergangsoption nach der 800.000-Euro-Grenze endet	Allgemeine Ausnahmen bleiben gesondert zu prüfen

Der Empfang läuft nach einer anderen Zeitachse: Inländische Unternehmen müssen bereits seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür kann grundsätzlich ein E-Mail-Postfach genügen. Wer 2027 noch PDF versenden darf, ist deshalb nicht von der Empfangsbereitschaft befreit. Die praktische Vorbereitung beschreibt die Claribill-Checkliste zum Empfang von E-Rechnungen im KMU.

Wer fällt überhaupt unter die deutsche Versandpflicht?

Die 800.000-Euro-Grenze ist erst der zweite Prüfschritt. Zunächst muss geklärt werden, ob eine umsatzsteuerliche Pflicht zur E-Rechnung besteht. Die deutsche Regel betrifft regelmäßig Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Ein Unternehmen gilt nach den BMF-Hinweisen insbesondere dann als inländisch, wenn es Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat.

Nicht jeder Beleg wird dadurch automatisch zur E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium nennt unter anderem folgende Fälle, in denen keine strukturierte B2B-E-Rechnung nach dieser Regel erforderlich ist:

Rechnungen an private Endverbraucher,
bestimmte steuerfreie Umsätze,
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag,
Fahrausweise, die als Rechnung gelten,
Leistungen von Kleinunternehmern und
bestimmte Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich B2G-Vorschriften. Ein umsatzsteuerliches Wahlrecht kann deshalb durch Beschaffungs- oder Vertragsregeln praktisch eingeschränkt sein. Unternehmen sollten B2B, B2G und B2C in ihrer Kundenklassifikation sauber trennen.

Was bedeutet „Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro“ genau?

Für 2027 zählt das Kalenderjahr 2026

§ 27 Absatz 38 UStG stellt auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr ab. Für Umsätze, die 2027 ausgeführt werden, ist daher der Gesamtumsatz 2026 entscheidend. Genau 800.000 Euro sind noch von der Formulierung „nicht mehr als 800.000 Euro“ erfasst. Erst ein höherer Betrag beendet diese spezielle Übergangsoption.

Es zählt nicht nur der Umsatz mit einem Kunden

Die Grenze wird nicht je Rechnung, Kunde, Projekt oder Niederlassung neu berechnet. Sie betrifft den gesetzlichen Gesamtumsatz des Unternehmers. Ein Betrieb mit 120.000 Euro Umsatz bei einem Großkunden und weiteren 730.000 Euro bei anderen Kunden liegt insgesamt nicht unter der Schwelle, sofern diese Beträge in den maßgeblichen Gesamtumsatz einfließen.

Gesamtumsatz ist ein umsatzsteuerlicher Begriff

§ 19 Absatz 2 UStG definiert den Gesamtumsatz anhand der nach vereinnahmten Entgelten berechneten Summe bestimmter steuerbarer Umsätze und sieht Abzüge für bestimmte Umsatzgruppen vor. Deshalb sollte die Zahl nicht ungeprüft aus der Gewinn-und-Verlust-Rechnung, einer Umsatzvorschau oder dem Kontostand übernommen werden. Besonders bei steuerfreien Umsätzen, Anzahlungen, Auslandssachverhalten oder Unternehmensänderungen ist eine fachliche Ermittlung sinnvoll.

Organschaft und Gutschrift sind Sonderfälle

Das BMF-Schreiben zur Einführung der E-Rechnung stellt bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft auf den Umsatz des gesamten Organkreises ab. Wird per Gutschrift abgerechnet, ist nach der Verwaltungsauffassung der Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers relevant. Diese Fälle sollten Unternehmen nicht mit einer allgemeinen Mandanten- oder Kundenumsatzgrenze verwechseln.

Zwei Beispiele für die Entscheidung im Jahr 2027

Beispiel 1: Dienstleistungs-KMU mit 650.000 Euro Gesamtumsatz

Eine deutsche Agentur erzielt 2026 einen maßgeblichen Gesamtumsatz von 650.000 Euro. Sie stellt 2027 Rechnungen an andere inländische Unternehmen. Sofern keine andere Vorgabe greift, darf sie die Übergangsregel bis 31. Dezember 2027 nutzen. Papier bleibt möglich; ein einfaches PDF darf sie mit Zustimmung des Empfängers übermitteln.

Die Agentur muss dennoch E-Rechnungen empfangen können. Außerdem kann ein Kunde vertraglich ein strukturiertes Format verlangen. Wirtschaftlich ist es daher meist klüger, 2027 als Sicherheitsreserve statt als Starttermin zu behandeln.

Beispiel 2: Handelsunternehmen mit 920.000 Euro Gesamtumsatz

Ein deutscher Händler erreicht 2026 einen maßgeblichen Gesamtumsatz von 920.000 Euro. Für seine im Jahr 2027 ausgeführten, von der Pflicht erfassten inländischen B2B-Umsätze kann er die umsatzabhängige PDF- und Papierübergangsregel nicht nutzen. Er benötigt ab Jahresbeginn einen Prozess für strukturierte E-Rechnungen.

Eine Rechnung über 180 Euro kann dennoch unter die Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen fallen. Das zeigt: Unternehmensumsatz und einzelne Rechnungshöhe beantworten unterschiedliche Fragen und müssen nacheinander geprüft werden.

Vier Grenzfälle, die häufig zu falschen Entscheidungen führen

Der Umsatz steigt erst während 2027 über die Schwelle

Für die besondere Übergangsregel im Jahr 2027 verweist das Gesetz auf das vorangegangene Kalenderjahr. Lag der maßgebliche Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 Euro, ändert ein Wachstumsschub während 2027 diese Ausgangsgröße nicht rückwirkend. Das Unternehmen kann die Übergangsoption für die erfassten 2027er Umsätze grundsätzlich weiter nutzen. Ab 2028 endet diese Option ohnehin. Unabhängig davon können neue Geschäftspartner schon früher strukturierte Rechnungen verlangen.

Die Leistung stammt aus 2026, die Rechnung wird 2027 erstellt

Nach den BMF-FAQ ist für die Einordnung grundsätzlich der Zeitpunkt des Umsatzes entscheidend. Eine erst 2027 ausgestellte Rechnung für einen bereits 2026 ausgeführten Umsatz wird daher nicht allein wegen des späteren Rechnungsdatums zu einem 2027er Pflichtfall. Unternehmen sollten Leistungszeitpunkt, Rechnungsdatum und Versanddatum nicht vermischen und den Sachverhalt nachvollziehbar dokumentieren.

Eine Rechnung muss 2027 berichtigt werden

Besteht für den zugrunde liegenden Umsatz eine Pflicht zur E-Rechnung, muss nach der Verwaltungsauffassung auch die Berichtigung in der vorgeschriebenen strukturierten Form erfolgen und sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Greift dagegen für diesen Umsatz eine Übergangsregel, kann auch die Berichtigung noch als sonstige Rechnung zulässig sein. Ein formloser Hinweis per E-Mail ersetzt keine ordnungsgemäße Berichtigung.

Der Kunde akzeptiert ab 2027 nur noch strukturierte Daten

Die steuerliche Übergangsregel verpflichtet einen Kunden nicht, seine Beschaffungs- und Buchhaltungsprozesse auf einfache PDFs auszurichten. Verträge, Einkaufsbedingungen oder Portale können ein bestimmtes strukturiertes Format und zusätzliche Referenzen vorgeben. Der Aussteller darf dann steuerlich vielleicht noch Papier verwenden, riskiert damit aber eine operative Zurückweisung. Rechtliche Mindestanforderung und vereinbarter Lieferstandard sind zwei getrennte Ebenen.

Was PDF, Papier und Zustimmung 2027 praktisch bedeuten

Ein einfaches PDF ist auch 2027 keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Es kann lediglich als sonstige Rechnung zulässig bleiben, wenn eine Übergangsregel oder Ausnahme greift. Für die elektronische Übermittlung einer solchen sonstigen Rechnung ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Sie muss nach den BMF-Hinweisen keine besondere Form haben und kann etwa in einer Rahmenvereinbarung oder durch schlüssiges Verhalten erfolgen.

Eine strukturierte E-Rechnung darf unter den übrigen Voraussetzungen ohne Zustimmung des Empfängers versandt werden. Unternehmen sollten trotzdem Übermittlungsweg, Adresse und Format mit ihren Geschäftspartnern abstimmen. Die technische und fachliche Prüfung bleibt wichtig: Der Beitrag E-Rechnung validieren zeigt, welche Fehler vor dem Versand auffallen sollten.

Bei der Formatwahl helfen die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD. Claribill dokumentiert auf der öffentlichen Seite zu EU-Konformität und E-Rechnungsfunktionen den aktuellen Funktionsumfang: Ein Factur-X-/ZUGFeRD-2.3-XML-Export im BASIC-Profil ist verfügbar; XRechnung und weitere Übermittlungswege werden dort ausdrücklich als geplant gekennzeichnet. Unternehmen sollten daher vor der Umstellung prüfen, welches konkrete Profil ihr Kunde und ihr eigener Buchhaltungsprozess benötigen.

Warum Abwarten bis Ende 2027 riskant ist

Die Übergangsregel ist eine Erlaubnis, kein Projektplan. Wer sie vollständig ausschöpft, muss gleichzeitig Tagesgeschäft, Stammdatenbereinigung, Formatwahl, Tests und Kundenkommunikation kurz vor 2028 bewältigen. Hinzu kommt: Geschäftspartner können strukturierte Rechnungen früher verlangen, weil sie ihre Eingangsprozesse automatisieren möchten.

Ein früher Parallelbetrieb schafft Lernzeit. Unternehmen können zunächst ausgewählte Stammkunden mit strukturierten Rechnungen bedienen, Validierungsfehler auswerten und Rückläufer dokumentieren. Dabei sollte klar sein, welches Dokument steuerlich führend ist. Werden mehrere Formate für denselben Umsatz versandt, braucht es einen kontrollierten Prozess, damit nicht versehentlich doppelte Rechnungen oder widersprüchliche Daten entstehen.

Umstellungsplan bis zum Jahreswechsel

Gesamtumsatz 2026 klären: Lassen Sie den maßgeblichen Wert nach § 19 Absatz 2 UStG ermitteln und dokumentieren Sie die Entscheidungsgrundlage.
Kunden klassifizieren: Kennzeichnen Sie inländische B2B-Kunden, öffentliche Auftraggeber, Privatkunden und ausländische Geschäftspartner getrennt.
Ausnahmen abbilden: Definieren Sie Regeln für Kleinbeträge, Kleinunternehmer, steuerfreie Umsätze und Sonderfälle.
Formate abstimmen: Erfassen Sie je Kunde gewünschtes Format, Profil, Übermittlungsweg und erforderliche Referenzen.
Stammdaten prüfen: Vervollständigen Sie Namen, Anschriften, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Zahlungsdaten und Ansprechpartner.
Testrechnungen validieren: Prüfen Sie strukturierte Daten technisch und vergleichen Sie sie mit dem sichtbaren Rechnungsinhalt.
Fehlerweg definieren: Legen Sie fest, wer Rückweisungen, Berichtigungen und erneute Übermittlungen bearbeitet.
Originale archivieren: Bewahren Sie den strukturierten Teil unverändert und maschinell auswertbar auf.

Checkliste für die 800.000-Euro-Entscheidung

Der maßgebliche Gesamtumsatz 2026 wurde nach § 19 Absatz 2 UStG geprüft.
Genau 800.000 Euro und „über 800.000 Euro“ werden korrekt unterschieden.
Bei einer Organschaft wurde der gesamte Organkreis berücksichtigt.
Gutschriften werden nicht automatisch wie selbst ausgestellte Rechnungen behandelt.
Der konkrete Umsatz ist als inländischer B2B-Fall eingeordnet.
Allgemeine Ausnahmen und B2G-Vorgaben wurden separat geprüft.
Der Empfang strukturierter E-Rechnungen funktioniert unabhängig von der Versandfrist.
PDF-Zustimmungen und kundenspezifische Formatwünsche sind dokumentiert.
Für den Übergang ab 2028 existiert ein getesteter Zielprozess.

Was gilt für österreichische Unternehmen?

Die deutsche 800.000-Euro-Übergangsregel ist keine allgemeine österreichische Umsatzgrenze. Nach den aktuellen Informationen des österreichischen Unternehmensserviceportals können Rechnungen im inländischen B2B-Verhältnis elektronisch übermittelt werden, wenn der Empfänger dieser Art der Rechnungslegung zustimmt und Echtheit, Unversehrtheit sowie Lesbarkeit gewährleistet sind. Für Rechnungen an den Bund und andere öffentliche Stellen bestehen eigene E-Rechnungswege.

Liefert ein österreichisches Unternehmen an einen deutschen Geschäftskunden, entsteht nicht allein durch die deutsche Registrierung des Kunden automatisch ein inländischer deutscher B2B-Umsatz zwischen zwei inländischen Unternehmern. Eine beteiligte deutsche Betriebsstätte, besondere Vertragsvorgaben oder B2G-Regeln können die Beurteilung ändern. Grenzüberschreitende Fälle sollten daher nicht mit der vereinfachten 800.000-Euro-Entscheidung abgearbeitet werden.

Häufige Fragen

Darf ein Unternehmen mit 800.000 Euro Gesamtumsatz 2027 noch PDF senden?

Ja, die gesetzliche Formulierung erfasst einen Vorjahresgesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro. Für ein einfaches PDF ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Andere Pflichten oder vertragliche Anforderungen können trotzdem ein strukturiertes Format verlangen.

Muss ein kleines Unternehmen 2027 E-Rechnungen empfangen?

Ja. Die Empfangsbereitschaft besteht in Deutschland grundsätzlich bereits seit 2025 und ist von der umsatzabhängigen Übergangsregel für den Versand zu trennen.

Reicht es, ab Januar 2027 ZUGFeRD oder XRechnung einzuschalten?

Nein. Zusätzlich müssen Stammdaten, Pflichtfelder, Formatprofil, Übermittlungsweg, Validierung, Fehlerbehandlung und Archivierung funktionieren. Ein technisch erzeugtes XML ist nur ein Baustein des Gesamtprozesses.

Fazit: Die Schwelle entscheidet über die Frist, nicht über den Nutzen

Für viele deutsche KMU wird 2026 zum entscheidenden Messjahr: Bis 800.000 Euro maßgeblichem Gesamtumsatz bleibt 2027 eine zusätzliche Übergangsoption, darüber beginnt die strukturierte Versandpflicht für erfasste B2B-Umsätze regelmäßig am 1. Januar 2027. Empfang, Ausnahmen und kundenspezifische Anforderungen müssen davon getrennt geprüft werden.

Der wichtigste Praxisschritt: Ermitteln Sie die Schwelle fachlich korrekt, aber planen Sie die Umstellung unabhängig davon. Wer Formate, Stammdaten und Rückweisungen vor dem Pflichttermin testet, reduziert Zeitdruck und vermeidet fehlerhafte Rechnungsserien.

E-Rechnung ab 2027: Wer darf noch PDF oder Papier senden?